آموزش تنظیم تقویم محتوایی

بهترین روش ها برای تنظیم تقویم تولید محتوا

1- نکات کلیدی یک تقویم محتوایی را درک کنید.

بله، ابزارهای زیادی برای ساخت و تنظیم تقویم تولید محتوا وجود دارند که قرار است که در ادامه مقاله به آنها اشاره کنیم.

اما واقعیت این است: تقویم محتوایی نباید خیلی پیچیده باشد. اصلا وظیفه تقویم محتوایی این است که کارها را برای افراد تیم شما راحت‌تر کند. پس شما می‌توانید اولین تقویم محتوایی خود را به کمک Google Sheets درست کنید.

در زیر به 4 ویژگی که هر تقویم محتوا باید داشته باشد، اشاره کرده‌ایم.

1-1- سرمقاله (Editorial)

مهم‌ترین بخش در تنظیم تقویم تولید محتوا، سرمقاله است و در واقع بخشی از محتوایی است که قرار است منتشر شود، چه برای پست‌های وبلاگ، چه پادکست و چه شبکه‌های اجتماعی.

هدف اصلی تقویم محتوا این است که قسمت مربوط به سرمقاله را از قبل به خوبی برنامه‌ریزی کنید. این گونه، شما می‌توانید با برنامه انتشار محتوای خود هماهنگ باشید.

برخی از شرکت‌ها تقویم محتوایی خود را برای یک سال آینده برنامه‌ریزی کرده‌اند، در حالیکه برخی از وبلاگ نویس‌های شخصی و مستقل ممکن است هیچ ایده‌ای نداشته باشند که هفته آینده قرار است چه محتوایی را منتشر کنند.

هیچ زمان‌بندی مشخص و فوق العاده برای برنامه‌ریزی تقویم محتوایی از قبل وجود ندارد. در فارس محتوا ما سعی می‌کنیم که برای 6 ماه آینده برنامه خود را تنظیم کنیم. اما از آن جایی که دنیای دیجیتال به سرعت در حال تغییر است، فضای خالی برای موارد جدید نیز در نظر می‌گیریم.

تا جایی که شما یک برنامه برای انجام کارهای خود داشته باشید، همه چیز عالی خواهد بود.

1-2- پلت فرم (platform)

پلت فرم فضایی است که برنامه محتوایی شما، در آن میزبانی می‌شود.

اگر تولید محتوا فقط به عهده یک نفر باشد، انعطاف بیشتری برای انتخاب ابزار دارد، از مداد و کاغذ گرفته تا تقویم گوگل و یک فایل اکسل ساده. مهم‌ترین چیز این است که شما با کدام یک راحت‌تر هستید.

اما برای یک تیم بازاریابی محتوا داستان متفاوت خواهد بود.

زمانی که شما محتوا را به کمک یک تیم تولید می‌کنید، شما 5، 10 یا شاید 20 نفر دیگر را دارید که با یک قطعه محتوا سر و کار دارند (قبل از اینکه آن محتوا منتشر شود). پس بسیار مهم است که تمامی افراد تیم از وضعیت فعلی محتوا باخبر باشند. درغیر این صورت، محتواهایی که تولید می‌کنید سر و ته نخواهد داشت.

برای مثال، تقویم محتوایی که در زیر مشاهده می‌کنید، برای افراد یک تیم طراحی شده است:

این تقویم، نه تنها به تیم بازاریابی محتوا و دپارتمان سئو محتوا کمک می‌کند، بلکه راهی است که شما محتواهای جدید را برای سایر افراد شرکت خود بفرستید.

و اگر شما یک شرکت تولید محتوا دارید یا یک فریلنسر هستید، می‌توانید از هر برنامه‌ای مانند Asana، Trello یا Taskulu به تقویم محتوای خود لینک دهید تا مشتریان شما بدانند که بر روی چه محتواهایی کار می‌کنید و قرار است چه چیزهایی را انتشار دهید.

1-3- تبلیغاتی (promotional)

بخش مهم بعدی، مربوط به تبلیغ و ترویج محتوای شما است.

تبلیغات دقیقا همان چیزی است که به نظر می‌رسند: شما چطور می‌خواهید محتوای خود را ترویج کنید؟ چه زمانی می‌خواهید آن را در فیس بوک به اشتراک بگذارید؟ آیا برنامه‌ای برای ضبط یک پادکست یا مصاحبه دارید؟ آیا می‌خواهید خبرنامه یا ایمیلی برای مشترکین خود ارسال کنید؟ پس فعالیت‌های تبلیغاتی، شامل این موارد می شود.

لازم نیست فعالیت‌های تبلیغاتی کاملا از تقویم محتوایی شما جدا باشد، اما ایده خوبی است که آنها را با یک رنگ دیگر متمایز کنید.

1-4- ایده هایی برای آینده

این ایده‌ها، شامل لیستی از کارهایی است که می‌خواهید در آینده انجام دهید اما هنوز هیچ برنامه‌ای برای آن ندارید. برای مثال، می‌تواند شامل ایده‌ای باشد که به طور تصادفی هنگام رفتن به سر کار به ذهنتان رسیده است. یا چیزی است که در یک جلسه طوفان فکری با افراد تیم، به ذهنتان رسیده است.

این ایده‌ها، معمولا به تنهایی در تقویم محتوا دیده نمی‌شوند چون هنوز برنامه‌ریزی نشده‌اند.

اما بهتر است که ذهنتان را از این ایده‌ها خالی کنید و اجازه ندهید که شما را از محتوایی که تقریبا آماده است دور کند و در عین حال آنها را در جایی ذخیره کنید که از یاد نبرید.

2- از ابزارهای تقویم محتوا استفاده کنید

ابزارهایی هستند که به شما در ایجاد و مدیریت تقویم محتوایی کمک می‌کنند. بسته به اینکه چقدر محتوا انتشار می‌دهید و چقدر تیمتان بزرگ است، ممکن است بخواهید بر روی ابزار محتوایی خاصی سرمایه‌گذاری کنید.

در زیر چند نمونه از این ابزارها را برایتان معرفی کرده‌ایم:

2-1- Google Sheets:

این ابزار، احتمالا بهترین گزینه برای وبلاگ‌های شخصی و تیم های کوچک است. این ابزار رایگان است و برای همکاری مساعد است، اما راه اندازی آن کمی زمان‌بر است.

2-2- Microsoft Excel:

مایکروسافت اکسل نیز یک ابزار مناسب برای تنظیم تقویم محتوایی است. کار با صفحات گسترده (spread sheets) این ابزار نسبت به گذشته آسان‌تر شده است.

2-3- Google calendar:

اگر شما به صورت فردی یک وبلاگ را اداره می‌کنید، این ابزار برای شما کافی است.

2-4- Co-schedule:

پلن‌های این ابزار از ایجاد تقویم محتوایی گرفته تا دسترسی 1 نفره به تمامی امکانات بازاریابی که برای شرکت‌های بزرگ مناسب است و توصیه می‌شود.

2-5- Loomly:

شامل راهنمایی‌های تعاملی برای ایجاد پست‌های وبلاگ، خودکارسازی پست‌های شبکه‌های اجتماعی و موارد دیگر است.

2-6- افزونه Editorial calendar برای وردپرس:

این افزونه رایگان است و کار با آن، به آسانی درگ و رها کردن (drag and drop) است. با این حال، متکی به برنامه زمان‌بندی است که شما برای انتشار پست‌هایتان در وردپرس تعیین کرده‌اید که ممکن است برای همه مناسب باشد.

2-7- Basecamp، Trello، Slack و Asana:

این ابزارها بیشتر به عنوان ابزارهای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند تا تقویم تولید محتوا، هر یک از این ابزارها می‌توانند برای مدیریت کارهای شما استفاده شوند. و با کمی خلاقیت، می‌توانید از آنها به عنوان تقویم محتوایی نیز استفاده کنید.

3- اضافه کردن آیتم به تقویم تولید محتوا

در واقع اگر شما تا به حال این کار را انجام نداده باشید، ایجاد تقویم محتوا می‌تواند کار خسته کننده‌ای باشد. اما به محض اینکه برای بار اول همه چیز را سازماندهی کنید، خواهید دید که تقویم محتوایی می‌تواند چقدر مفید واقع شود.

در زیر مراحل تنظیم تقویم محتوا را بر روی هر پلت فرم آموزش داده‌ایم:

3-1- آماده سازی لیستی از موضوعات

یک لیست از ایده های تولید محتوا درست کنید. اگر عنوان‌های مختلف را بنویسید، به شما کمک می‌کند که آن طور دوست دارید آنها را دسته‌بندی کنید، اما اگر نخواستید دسته‌بندی کنید نیز موردی ندارد، می‌توانید فقط آنها را لیست کنید.

3-2- تعیین تعداد مقالات منتشر شده در ماه

بر روی تعداد انتشار در ماه تصمیم بگیرید. این تکرار، به استراتژی محتوای شما بستگی دارد. اگر شما دارید تقویم محتوا برای شبکه‌های اجتماعی درست می‌کنید، ممکن است بخواهید روزانه چندین پست انتشار دهید. اما اگر وبلاگ دارید، ممکن است 3-4 پست در ماه انتشار دهید.

اگر از اکسل استفاده می‌کنید، می‌توانید در تب‌های مختلف اطلاعات با جزئیات بیشتری را وارد کنید، برای مثال “ماهانه یا هفتگی” یا وبلاگ در مقابل لینکدین”.

3-3- تعیین تاریخ محتواها

از لیستی که برای ایده‌های محتوا تهیه کرده بودید، مطابق با میزان تکراری که تعیین کرده‌اید برای پر کردن تاریخ‌ها استفاده کنید.

4- هر بخش از فرآیند تولید را برنامه ریزی کنید

بیشتر تقویم های محتوا فقط شامل عنوان مقاله یا پست و تاریخ انتشار آنها است. که برای برخی از انواع محتواها مانند Case study ها خوب است. اما اگر می‌خواهید پروژه‌های بزرگتر و پیچیده‌تر را برنامه‌ریزی کنید، ممکن است بخواهید تمام فرایندها را در تقویم محتوایی خود ذکر کنید.

برای مثال، ممکن است شما بخواهید از تحقیق خاصی در مقاله‌ای از وبلاگ خود استفاده کنید یا تولید محتوای اینستاگرام داشته باشید: برخلاف یک مقاله یا پست عادی، محتواهایی که بر اساس تحقیق باشند، کار بیشتر و همچنین افراد بیشتری را می‌طلبد که بر روی آن تمرکز کنند. در واقع به این صورت است که شما نمی‌توانید یک کار را شروع کنید بدون این که کار قبلی 100% تمام شده باشد.

مثلاً، ممکن است شما بخواهید از یک ویدئو دریکی از مقالات خود استفاده کنید و فردی مسئولیت ادیت آن را بر عهده دارد. تا زمانی که شما ویدئو را ضبط نکرده باشید، آن فرد نمیتواند آن را ادیت کند.

و یا فرض کنید که می‌خواهید از یک نمودار در یکی از تحقیقات خود استفاده کنید. مشخصاً، تا زمانی که هیچ داده‌ای نداشته باشید، نمی‌توانید این نمودارها را تکمیل کنید. بنابراین، جمع آوری و آنالیز داده‌ها، باید قبل از طراحی برنامه‌ریزی شوند.

انجام این کار به خصوص در زمانی که شما با یک تیم کار می‌کنید، بسیار اهمیت دارد. به کمک تیم، شما افراد مختلفی را دارید که هر کدام بر روی ایجاد بخشی از محتوا تمرکز دارند. اگر تاریخ‌های مهم را از قبل برنامه‌ریزی کنید، کار شما با کیفیت بیشتر و سریع‌تر پیش خواهد رفت.

در زیر چگونگی انجام این کار را توضیح داده‌ایم:

مرحله #1:

لیست تمام محتواهایی که انتشار می دهید را یادداشت کنید. بیشتر اوقات ممکن است شما مقالات کوتاه را انتشار دهید اما زمانی که می خواهید case study های بزرگتر را انتشار دهید، جریان کار به طور کامل متفاوت خواهد بود. اگر از فرمت‌های مختلف استفاده می‌کنید (مانند ویدئو یا پادکست)، آنها را نیز به لیست خود اضافه کنید.

مرحله #2:

هر یک از انواع محتواهایی که لیست کرده‌اید را به مراحل کوچکتر برای ایجاد آن تبدیل کنید. برای مثال، ایجاد یک پست وبلاگ برای من از 4 مرحله تشکیل شده است: تحقیق کلمات کلیدی، پیدا کردن عنوان و سرتیترهای مهم، نوشتن محتوا و ویرایش آن.

در حالیکه برای تولید ویدئو فرآیند به این شکل است: پیدا کردن عنوان، نوشتن متن ویدئو، ضبط و درآخر ادیت ویدئو.

مرحله #3:

هر مرحله را در تقویم خود اضافه کنید. اگر با یک تیم کار می‌کنید، اسم هر فرد را که مسئول تکمیل کردن آن مرحله است را بنویسید یا با استفاده از نرم افزارهایی مانند Taskulu، می‌توانید هر کار (task) را به شخص خاصی واگذار کنید.

5- در تقویم محتوایی، به جز پست‌های وبلاگ موارد دیگر را برنامه‌ریزی کنید

از تقویم محتوا می‌توان برای موارد دیگری به جز برنامه‌ریزی محتوا نیز استفاده کرد.

در اینجا به موارد دیگری که می‌توانید در تقویم محتوایی خود اضافه کنید، اشاره کرده‌ایم:

5-1- به روز رسانی محتوا:

مهم است که محتواهای خود را به روز نگه دارید. بنابراین برای محتواهایی که ویرایش آنها آسان است، مثلا پست وبلاگ، شما می‌توانید آن‌ها را نیز به تقویم محتوایی خود اضافه کنید.

5-2- بررسی کلی سایت

گاهی اوقات، محتواهای قدیمی بیشتر از اینکه مفید باشند، می‌توانند مضر واقع شوند. بریتنی مولر در یک تحقیق به این نتیجه رسید که از ایندکس خارج کردن 75% از محتواهای سایت Moz، در حقیقت باعث افزیش ترافیک کلی سایت شده است.

5-3- برنامه ریزی برای تبلیغ محتوا:

هر زمانی که شما می‌خواهید یک پست میهمان بنویسید، از رپورتاژ استفاده کنید یا هر برنامه دیگری برای سئو off-page خود داشتید، می‌توانید آن را در تقویم محتوایی خود ذکر کنید.